Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Fehlt · Fassung 2026-10-15 · Entwurf für den vorgesehenen Betrieb
Zwischen dem im Deckblatt genannten Auftraggeber und der Coflnet GmbH, Dorfstraße 27a, 84163 Marklkofen, Deutschland, Amtsgericht Landshut HRB 13861, nachfolgend „Coflnet“. Datenschutzkontakt: privacy@coflnet.com; Vertragskontakt: support@coflnet.com.
1. Gegenstand, Rollen und Dauer
Diese Vereinbarung ergänzt den Auftrag zur Nutzung von Fehlt. Der Auftraggeber bestimmt Zweck und Zulässigkeit der Verarbeitung; Coflnet verarbeitet personenbezogene Inhalte ausschließlich in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Ist der Auftraggeber selbst Auftragsverarbeiter, bestätigt er die erforderliche Ermächtigung seines Verantwortlichen. Die Vereinbarung gilt ab ausdrücklicher Bestätigung durch beide Parteien für die Dauer des Dienstauftrags und darüber hinaus, solange Coflnet noch auftragsbezogene personenbezogene Daten verarbeitet. Sie geht bei Datenschutzwidersprüchen dem Dienstauftrag vor.
Der Auftraggeber darf den Dienst jederzeit nicht mehr nutzen und die Rückgabe oder Löschung noch vorhandener Auftragsdaten verlangen. Die Pflichten zur Vertraulichkeit bleiben nach Vertragsende bestehen. Diese Vereinbarung ersetzt weder die eigene Rechtsgrundlage des Auftraggebers noch erforderliche Informationen an betroffene Personen.
2. Verarbeitung und betroffene Daten
Fehlt empfängt weitergeleitete Fertigungsanfragen, liest E-Mail- und extrahierbaren Anhangstext, lässt ihn auf fehlende oder widersprüchliche Angaben prüfen und sendet einen gekennzeichneten Entwurf oder eine Vollständigkeitsmeldung per E-Mail zurück. Dabei erfolgen Empfang, kurzzeitige Speicherung, Extraktion, KI-Auswertung, Übermittlung und Löschung. Es gibt keine automatisierte Fertigungsfreigabe oder andere Entscheidung mit rechtlicher Wirkung. Der Auftraggeber prüft Ergebnisse fachlich.
Betroffen sein können Beschäftigte, Ansprechpartner, Kunden und Lieferanten des Auftraggebers. Datenarten sind geschäftliche Kontakt- und Kommunikationsdaten, E-Mail-Adressen, Nachrichten, Zeichnungs- und Anhangstexte, technische Anfragedaten sowie zur Bearbeitung notwendige Zustellinformationen. Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, strafrechtliche Daten, Zugangsdaten und private Inhalte sind nicht Gegenstand des Diensts und dürfen nicht absichtlich eingereicht werden.
3. Weisungen, Vertraulichkeit und Zweckbindung
Dokumentierte Weisungen sind der Dienstauftrag, diese Vereinbarung und nachweisbare ergänzende Anweisungen befugter Ansprechpartner. Normale Anfragen dienen ausschließlich ihrer Bearbeitung, nicht dem Training allgemeiner Modelle oder einer stillschweigenden Wissenssammlung. Weitere Weisungen können an support@coflnet.com gerichtet werden. Coflnet informiert unverzüglich, wenn eine Weisung nach seiner Einschätzung gegen Datenschutzrecht verstößt, und setzt die betroffene Verarbeitung bis zur Klärung aus. Gesetzlich vorgeschriebene abweichende Verarbeitung wird vorab mitgeteilt, soweit das Gesetz dies erlaubt.
Nur zur Leistungserbringung erforderliche, berechtigte und zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen erhalten Zugriff. Coflnet schützt auch nicht personenbezogene Geschäftsgeheimnisse, verwendet Kundeninhalte nicht für Werbung oder Verkauf und gibt sie nur an die vereinbarten Unterauftragsverarbeiter weiter.
4. Löschen, Rückgabe und ausdrücklich gewünschte Ausnahmen
- Normale E-Mails: Nach erfolgreicher Übergabe der Antwort an den ausgehenden Mailserver wird die empfangene Nachricht einschließlich Anhängen aus dem aktiven Dienstpostfach endgültig entfernt. Während erforderlicher Wiederholungsversuche bleibt sie dort. Bei einem endgültigen Verarbeitungsfehler wird eine feste Fehlermeldung versandt und die Anfrage danach entfernt. Schlägt der Versand fehl, bleibt die Anfrage bis zur erfolgreichen Wiederholung im Postfach. Es entsteht kein Inhaltsarchiv im Fehlt-Dienst.
- Nutzungsdaten: Je pseudonymisierter Absenderkennung bleiben ausschließlich die Anzahl bearbeiteter E-Mails und die verbrauchten Eingabe- und Ausgabetokens als Nutzungszähler. Für Tageslimit und zuverlässige Zustellung werden zusätzlich kurzzeitig inhaltsfreie technische Bearbeitungskennungen benötigt. Sie sind keine anonymen Daten und enthalten keine Betreffe, Textauszüge oder Anhänge.
- „lerne“ / „learn“: Nur eine ausdrücklich so betitelte Nachricht beauftragt eine Wissenseinreichung. Aus ihr dürfen ausschließlich allgemeine technische Prüfregeln aus einem begrenzten Regelkatalog als Vorschlag entstehen. Freitext, Namen, Adressen, Zeichnungen und kundenspezifische Zahlen werden nicht in die Wissensablage übernommen. Vorschläge sind einer pseudonymisierten Absenderkennung zugeordnet, bleiben zunächst inaktiv und werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Eine spätere aktive Nutzung erfordert einen gesondert freigegebenen Ablauf. Die Ursprungsmail wird nach Bestätigung gelöscht.
- „fehler“: Eine ausdrücklich so betitelte Nachricht einschließlich bewusst beigefügter Inhalte wird als Fehlermeldung getrennt und zugriffsbeschränkt gespeichert. Sie löst einen inhaltsfreien betrieblichen Hinweis aus und darf durch berechtigte Personen zur Fehleranalyse abgerufen werden. Sie wird gelöscht, sobald der Untersuchungszweck entfällt, spätestens drei Jahre nach Eingang. Eine Fehlermeldung erlaubt kein allgemeines Modelltraining und keine automatische Übernahme ihrer Inhalte in die Wissensablage.
Die Fristen beziehen sich auf Coflnets aktive Systeme. Kopien beim Auftraggeber und dessen Mailanbieter bleiben unter dessen Kontrolle. Für bereits gelöschte Nachrichten ist eine Wiederherstellung durch Fehlt nicht vorgesehen. Die konkrete Frist für Mailserver-Sicherungen muss in Anlage 2 vor Vertragsschluss festgelegt sein; ein zeitgleiches Löschen sämtlicher Sicherungskopien wird nicht behauptet. Nach Wiederherstellung einer Sicherung müssen bereits abgelaufene Daten vor erneuter Nutzung gelöscht werden.
Bei Vertragsende gibt Coflnet noch vorhandene Auftragsdaten auf Wunsch in einem gängigen Format zurück und löscht sie anschließend, einschließlich verbliebener Kopien nach den vereinbarten Sicherungszyklen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; solche Daten werden gesperrt, auf das Erforderliche beschränkt und nach Wegfall der Pflicht gelöscht. Coflnet bestätigt die Umsetzung auf Anfrage.
5. Unterauftragsverarbeiter und Orte
Der Auftraggeber genehmigt die in Anlage 2 vollständig bezeichneten Unterauftragsverarbeiter für die genannten Aufgaben. Coflnet bindet sie durch gleichwertige Datenschutzpflichten und bleibt für deren Erfüllung verantwortlich. Beabsichtigte Ergänzungen oder Wechsel werden mindestens 30 Tage vor Einsatz per E-Mail angekündigt. Der Auftraggeber kann innerhalb dieser Frist aus nachvollziehbaren Datenschutzgründen widersprechen. Bis zur Einigung darf der neue Anbieter die betroffenen Daten nicht erhalten; ist keine geeignete Alternative möglich, kann der betroffene Dienst ohne Nachteile beendet werden.
Für die beauftragten E-Mail-Inhalte ist eine Verarbeitung innerhalb der EU vorgesehen. Eine Übermittlung oder ein Fernzugriff aus einem Drittland bedarf einer gesonderten dokumentierten Weisung und der erforderlichen Garantien nach Kapitel V DSGVO. Ein bloßer Verweis auf diese Vereinbarung erlaubt keinen Drittlandtransfer. Website-Auslieferung, Vertragskontakte und vom Auftraggeber gewählte Mailanbieter sind gesondert zu betrachten.
6. Unterstützung, Vorfälle und Kontrolle
Coflnet unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung von Art und Umfang der Verarbeitung bei Betroffenenrechten, Sicherheit, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen der Aufsichtsbehörden. Direkt eingehende Betroffenenanfragen werden unverzüglich weitergeleitet und nur auf Weisung beantwortet, soweit keine gesetzliche Pflicht zur eigenen Antwort besteht.
Bekannt gewordene Verletzungen des Schutzes personenbezogener Auftragsdaten werden dem Auftraggeber unverzüglich gemeldet. Die Meldung enthält, soweit verfügbar, Art und Umfang, betroffene Daten und Personen, wahrscheinliche Folgen, Abhilfemaßnahmen und eine Kontaktstelle. Fehlende Angaben werden nachgereicht; Coflnet wirkt an Eindämmung, Untersuchung und Dokumentation mit.
Coflnet stellt erforderliche Nachweise zur Verfügung und ermöglicht angemessene Prüfungen einschließlich Inspektionen durch den Auftraggeber, unabhängige zur Vertraulichkeit verpflichtete Prüfer und zuständige Behörden. Betriebs- und Drittdaten werden geschützt; eine starre jährliche Begrenzung schließt anlassbezogene oder gesetzlich erforderliche Kontrollen nicht aus. Wesentliche Änderungen der Schutzmaßnahmen werden mitgeteilt, ohne das vereinbarte Schutzniveau zu senken.
Anlage 1 · Technische und organisatorische Maßnahmen
Die folgenden Maßnahmen sind der zu bestätigende Mindeststandard des vorgesehenen Betriebs. Vor Freigabe werden ihre tatsächliche Umsetzung und die noch offenen Mailserver-Angaben geprüft.
- Zugriffe auf Anwendung, Mailpostfach, Speicher und Betriebswerkzeuge erfolgen zweckgebunden und nach dem Prinzip geringster Berechtigung; Verwaltungszugänge werden abgesichert und bei Wegfall des Bedarfs entzogen.
- IMAP, SMTP-Submission und KI-API verwenden verschlüsselte Verbindungen mit Zertifikatsprüfung. Die Zustellung über fremde Mailserver hängt zusätzlich von deren Transportkonfiguration ab; E-Mail ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
- Der Dienst läuft isoliert, ohne Root-Rechte, mit schreibgeschütztem Systemdateisystem und begrenzten Netzwerkfreigaben. Dauerhafte Arbeitsdaten liegen auf verschlüsseltem Speicher. Geheimnisse werden getrennt verwaltet.
- Anfrageinhalte, Modellantworten, Betreffe und Absender werden nicht in Anwendungslogs geschrieben. Betriebsmetriken enthalten keine Nachrichteninhalte oder Absenderkennungen. Sicherheits- und Zugriffsprotokolle unterliegen gesonderten begrenzten Fristen.
- Einzelne Nachrichten werden gezielt gelöscht; Zustellnachweise ohne Inhalte vermeiden erneuten Versand nach Wiederholungsversuchen. Fehlermeldungen und Wissensvorschläge sind vom normalen Arbeitsfluss getrennt; Fristen werden automatisch überprüft.
- Abhängigkeiten und Container werden auf bekannte Sicherheitslücken geprüft. Updates, Wiederanlauf, Berechtigungen, Löschabläufe und Vorfallbearbeitung werden regelmäßig und nach wesentlichen Änderungen überprüft.
- Sicherungen, Wiederherstellung und deren Löschzyklen werden nach Anlage 2 dokumentiert. Produktionsdaten werden nicht als Testdaten oder unbereinigt in Entwicklungssystemen verwendet.
Anlage 2 · Anbieter, Orte und offene Freigabepunkte
| Aufgabe | Anbieter / Ort | Abgrenzung |
|---|---|---|
| Fehlt-Anwendung und Arbeitsdaten | Coflnet GmbH auf Infrastruktur von Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland. | Nachrichtenbearbeitung, inhaltsfreie Nutzungsdaten und ausdrücklich eingereichte Ausnahmen. Die kontobezogenen Anbietervereinbarungen sind vor Freigabe zu bestätigen. |
| E-Mail-Empfang und -Versand | Contabo; mail.coflnet.com / Mailcow. Der konkrete Vertragspartner, das Land/Rechenzentrum und der kontobezogene AVV sind noch zu bestätigen. | Der Mailstandort ist noch nicht als EU-Standort bestätigt. Aktive Postfachlöschung belegt keine Löschung von Sicherungen oder Providerkopien. |
| KI-Inferenz | TensorX Ltd., Unit 25, Classon House, Dundrum Business Park, Dublin 14, Irland; laut Anbieter Inferenz in Dublin und Helsinki. | Nur erforderlicher Anfrage- und Anhangstext. Laut Anbieter keine dauerhafte Speicherung oder Trainingsnutzung von API-Inhalten. Konto- und Supportdaten des Anbieters sind gesondert geregelt. |
Stand der Mailserver-Sicherungen: Der Ausschluss des gesamten Postfachs fehlt@coflnet.com einschließlich der Ordner für gesendete Nachrichten und des Papierkorbs ist vorbereitet und synthetisch getestet, aber noch nicht angewendet. Die bestehende tägliche Backup-Routine bereinigt lokale Staging-Verzeichnisse, die älter als drei Tage sind. Der aktuelle Backup-Export wird erst durch den nächsten erfolgreichen, gefilterten Lauf ersetzt. Historische und externe Sicherungen sowie deren Aufbewahrungsfristen sind noch zu klären; vorhandene Kopien werden durch die vorbereitete Änderung nicht rückwirkend gelöscht.
Die statische Website wird über Cloudflare Pages ausgeliefert. Die Vertragseingaben in diesem Formular werden zunächst nur im Browser verarbeitet; eine Übermittlung erfolgt erst durch den vom Nutzer ausgelösten E-Mail-Versand. Website-Verbindungsdaten sind von der EU-Zusage für beauftragte Anfrageinhalte nicht umfasst. Die konkrete Unterauftragnehmerliste und Anbietervereinbarungen sind vor Freigabe vollständig zu bestätigen.
Vertragsnachweis und ergänzende Datenschutzhinweise
Vertragsparteien, Ansprechpartner, angenommene Dokumentfassung, Annahmeerklärungen und Bestätigungszeit werden als Vertragsnachweis getrennt von normalen Anfrageinhalten gespeichert. Diese notwendigen Vertragsunterlagen fallen nicht unter die Beschränkung auf Nutzungszähler. Für eigene Vertragsverwaltung sowie ausdrücklich gewünschte allgemeine Fehlerbehebung verarbeitet Coflnet Daten in eigener Verantwortung, soweit dafür eine Rechtsgrundlage besteht; die AVV allein begründet sie nicht. Fehlermeldungen bleiben in jedem Fall auf drei Jahre begrenzt. Weitere Informationen und Betroffenenrechte: Datenschutzerklärung von Coflnet.
Freigabestatus: Dieser Entwurf ist noch kein Vertragsangebot und begründet allein keinen wirksamen AVV. Vor dem verbindlichen Einsatz müssen Anlage 2, Sicherungsfristen und Umsetzung der Maßnahmen vervollständigt sowie die Fassung von Coflnet freigegeben werden.